Als een organisatie met vrijwilligers werkt, kan de vrijwilligersregeling van toepassing zijn. In dat geval hoeft u geen loonheffingen in te houden en af te dragen. Voor het toepassen van de vrijwilligersregeling gelden wel enkele voorwaarden.

Vrijwilliger?
Iemand is een vrijwilliger als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

• De persoon is niet in (fictieve) dienstbetrekking én doet de werkzaamheden niet voor zijn beroep.
• De vrijwilliger ontvangt een niet-marktconforme beloning die binnen de grenzen van de vrijwilligersvergoeding blijft.
• De vrijwilliger verricht de werkzaamheden voor een organisatie die niet is onderworpen aan vennootschapsbelasting of daarvan vrijgesteld, of een sportvereniging of sportstichting, of een algemeen nut beogende instelling (ANBI)

Vrijwilligersvergoeding
Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is dat de vergoeding niet in verhouding staat tot het tijdsbeslag en de aard van het werk. De vrijwilligersvergoeding mag in 2023 niet hoger zijn dan maximaal € 190 per maand, én maximaal € 1.900 per kalenderjaar.

Betaalt u een vergoeding per uur, dan geldt hiervoor een maximum uurloon van € 5. Voor een vrijwilliger jonger dan 21 jaar geldt een maximum van € 2,75 per uur. U hoeft geen urenadministratie bij te houden. Als u per activiteit betaalt, moet u de vergoeding omrekenen naar een vergoeding per uur. De uurvergoedingen van € 5,00 en € 2,75 zijn bedragen waarbij de Belastingdienst aanneemt dat de vergoeding niet-markconform is.

Geen loonadministratie
Als aan alle voorwaarden wordt voldaan mag u de vrijwilligersregeling toepassen. U hoeft dan geen loonadministratie te voeren en dus ook geen loonheffingen in te houden en te betalen.

Vergoeding hoger dan maximum
Is de vergoeding hoger dan de maximumbedragen, dan is het afhankelijk van de situatie of u loonheffingen verschuldigd bent. Als u aannemelijk kunt maken dat de hogere vergoeding niet-markconform is, kan toch sprake zijn van een vrijwilligersvergoeding.

Ontvangt de vrijwilliger alleen een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten, dan is er geen sprake van een voordeel. U hoeft dan geen loonheffingen af te dragen.

Ontvangt de vrijwilliger naast de kostenvergoeding andere vergoedingen of verstrekkingen, dan moet u beoordelen of sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking. Als dit het geval is, bent u loonheffingen verschuldigd.

Voorbeeld 1
Een vrijwilliger van 23 jaar is 35 uur per maand actief en ontvangt een vergoeding van € 4,50 per uur. Daarnaast declareert de vrijwilliger per maand € 47,50 reiskosten.

• De vrijwilliger valt onder de fiscale definitie van ‘vrijwilliger’, omdat de uurvergoeding voor de vrijwilliger niet hoger is dan € 5. Aan de hand van de uitbetaalde bedragen moet de vereniging beoordelen of de vrijwilligersvrijstelling van toepassing is.
• Deze vrijwilliger krijgt € 205 (€ 157,50 + € 47,50 reiskostenvergoeding) en komt daarmee boven het maandmaximum van € 190. Dit maximum geldt voor het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief kostenvergoedingen.
• De vrijwilligersvrijstelling is niet van toepassing. De vereniging moet vaststellen of deze persoon is aan te merken als werknemer.
• Dit is alleen anders als de vereniging aannemelijk maakt dat de hogere vergoeding niet markt-conform is.

Voorbeeld 2: Vergoeding hoger dan maximum
Een vrijwilliger werkt 2 maanden 100 uur per maand en 3 maanden 50 uur per maand voor een voetbalvereniging. In totaal werkt de vrijwilliger dus 350 uur in 5 maanden. De vrijwilliger krijgt een vergoeding van € 2 per uur, in totaal € 700.

• Een vergoeding van € 2 per uur is geen marktconforme beloning en de totale vergoeding van € 700 komt niet boven het jaarmaximum van € 1.900.
• Toch is de vrijwilligersregeling niet van toepassing, omdat de beloning boven het maandmaximum van € 190 komt. De vergoeding in de 2 maanden waarin de vrijwilliger 100 uur werkt, is namelijk € 200.
• De vereniging moet vaststellen of er sprake is van een werknemer. Zo ja, dan moet de vereniging over de totale vergoeding loonheffingen inhouden en betalen. Ook moet de vereniging dan een urenadministratie bijhouden.
• Dit is alleen anders als de vereniging aannemelijk maakt dat de hogere vergoeding niet markt-conform is.

Voorbeeld 3: Vergoeding hoger dan maximum
Een 25-jarige vrijwilliger werkt 10 maanden 50 uur per maand voor een voetbalvereniging. De vrijwilliger krijgt een vergoeding van € 3 per uur, in totaal € 1.500. De vereniging maakt dit bedrag in 1 keer aan hem over.

• Een vergoeding van € 3 per uur is geen marktconforme beloning en de totale vergoeding van € 1.500 komt niet boven het maandmaximum van € 190 en het jaarmaximum van € 1.900. De vereniging hoeft over de vergoeding van deze vrijwilliger dus geen loonheffingen in te houden en te betalen. Ook hoeft de vereniging geen urenadministratie bij te houden.

Voorbeeld 4: Vergoeding hoger dan maximum
Een tennisvereniging betaalt een vrijwilliger een vergoeding van € 7 per uur. De vrijwilliger werkt 9 maanden 20 uur per maand voor de vereniging.

• Hoewel de vergoeding niet boven het maandmaximum van € 190 en het jaarmaximum van € 1.900 komt, is de vrijwilligersregeling niet van toepassing. De vergoeding van € 7 per uur is namelijk hoger dan de norm van € 5 per uur.
• De vereniging moet vaststellen of sprake is van een werknemer. Zo ja, dan moet de vereniging over de totale vergoeding loonheffingen inhouden en betalen. Ook moet de vereniging dan een urenadministratie bijhouden.
• Dit is alleen anders als de vereniging aannemelijk maakt dat de hogere vergoeding niet markt-conform is.

Uitbetaling van vrijwilligersvergoeding
U kunt de vrijwilligersvergoeding het best uitbetalen in het jaar waarin de vrijwilligers-werkzaamheden zijn verricht. De vrijwilligersvergoeding kan belast zijn als het totaal van de uitbetaalde vergoedingen in een jaar hoger is dan € 1.900 per jaar en € 190 per maand. Ook als deze vergoedingen betrekking hebben op verschillende jaren. Als u in 2023 een vergoeding betaalt over 2022 telt deze vergoeding mee voor het maximum dat geldt in  2023.

Let op: Heeft de vrijwilliger een uitkering? Dan kan het zijn dat de vrijwilligersvergoeding gekort wordt op de uitkering. Dat geldt niet voor uitkeringen op grond van de Participatiewet. Voor andere uitkeringen zoals van UWV is dat afhankelijk van de situatie.