Als een werkgever een nieuwjaarsbijeenkomst organiseert voor zijn werknemers, kan dat gevolgen hebben voor de loonheffingen. Hierover heeft de Belastingdienst een handreiking gepubliceerd met een praktijkvoorbeeld. Het maakt een groot verschil of de bijeenkomst plaatsvindt op de werkplek of op een externe locatie.

Uitgangspunt
Een werkgever organiseert een nieuwjaarsbijeenkomst voor zijn werknemers. In totaal komen 500 werknemers. De werkgever maakt de volgende kosten: drank (€ 4.000), buffet (€ 5.000) en optreden artiest (€ 2.000).

Op de werkplek

Als de nieuwjaarsbijeenkomst plaatsvindt op de werkplek, geldt een nihilwaardering voor consumpties en het optreden van de artiest. Voor een verstrekte maaltijd (het buffet) geldt een normbedrag in 2024 van € 3,90 per werknemer. De werkgever kan er voor kiezen € 3,90 tot het loon van de werknemer te rekenen. Hij kan dit bedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling en onder de vrije ruimte inbrengen. Er geldt geen gerichte vrijstelling.

In totaal kan de werkgever in het voorbeeld dus het volgende bedrag aanwijzen: € 3,90 x 500 personen = € 1.950. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Komen werknemers van andere vestigingen naar de nieuwjaarsbijeenkomst? Dan gelden de bovenstaande waarderingen ook voor hen.

Komen werknemers die in dienst zijn bij een andere werkgever naar de nieuwjaarsbijeenkomst? Dan gelden de bovenstaande waarderingen alleen als de werkgevers de concernregeling toepassen.

Externe locatie
Als de nieuwjaarsbijeenkomst op een externe locatie plaatsvindt, dan dient de werkgever alle kosten van de bijeenkomst toe te rekenen aan de werknemers. De totale kosten zijn € 11.000. Gedeeld door de 500 werknemers betekent dat € 22 per werknemer. De werkgever kan er voor kiezen deze € 22 tot het loon van elke werknemer te rekenen. Hij kan dit bedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling en onder de vrije ruimte inbrengen. Er geldt geen gerichte vrijstelling.
In totaal kan de werkgever in dit voorbeeld dus € 11.000 aanwijzen. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing.

Tip: We adviseren u graag over de toepassing van de werkkostenregeling bij bijzondere uitgaven ten behoeve van uw werknemers.