Digitale detailgegevens uit een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak.

Administratieplicht

De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De wet zegt dat een ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en de omvang van de onderneming. Ook is een ondernemer verantwoordelijk om gegevens te bewaren en bij controle aan te leveren aan de Belastingdienst. Zodat de Belastingdienst binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren.

Eisen aan administratie

Door technologische ontwikkelingen, kassabediening vanaf mobiele telefoons en opslag in de cloud, verandert de invulling van de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle door de Belastingdienst.

Kassa ondersteunt bedrijfsproces

Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en een ondernemer kan de kassagegevens niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat de ondernemer niet voldoet aan de administratie- en bewaarplicht. Het gevolg kan zijn dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard. Het is dus van belang dat de ondernemer een kassa of kassasysteem gebruikt waarmee hij aan zijn administratieve verplichtingen kan voldoen. Deze kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.

Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem

Er zijn verschillende soorten kassa’s waarmee aan de fiscale eisen kan worden voldaan. Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport  van de geregistreerde omzet.